Datenschutz-/Ethik-Self-Assessment-Tool

Das Datenschutz/Ethik-Self-Assessment-Tool richtet sich an Forschende, welche in irgendeiner Weise Personen oder zumindest deren Daten in Ihre Forschung einbeziehen (z.B. für Umfragen, Experimenten, Beobachtungen, etc.) – unabhängig davon, ob die daraus resultierenden Daten anonymisiert sind oder nicht.

Die Forschenden sollen mit dem Tool einschätzen können, welche Fragen ihr Projekt bezüglich Datenschutz und Ethik stellt und informiert sie, wann sie ihr Projekt dem entsprechenden Gremium (UZH Abteilung Datenschutzrecht, fakultäre Ethik-Kommission, kantonale Datenschutzbeauftragte oder kantonale Ethikkommission) vorlegen sollen. Die durch das Tool gesammelten Informationen und Empfehlungen werden für die Forschenden am Schluss in Form eines PDF-Dokuments zusammengefasst.

Per 17. April wurde im Bereich Drittmittelmanagement das Tool «AVA» (Antrag – Vertrag – Administration) eingeführt: https://ava.uzh.ch/de/

Es unterstützt Drittmittelinhabende und Administrierende workflowbasiert und zweisprachig (D/E) – von der Antrags- über die Prüfphase («Laufzettel») bis hin zum Abschluss von Drittmittelprojekten. Neu kann direkt aus AVA auf das Datenschutz-/Ethik-Self-Assessment-Tool zugegriffen werden.

Anleitungen und Demovideos sowie die Daten und Links zu den Schulungen finden Sie auf www.learnava.uzh.ch.

Ein Hauptziel des Self-Assessment-Tools ist es herauszufinden, ob Personendaten bearbeitet werden und falls ja, ob diese besonders schützenswert sind oder zur Bildung von Persönlichkeitsprofilen genutzt werden. Ebenso wird überprüft, ob eine Bearbeitung von Daten durch Dritte stattfindet. Bei einer Bejahung der Bearbeitung durch Dritte müssen die Daten nämlich mittels eines schriftlichen Vertrags geschützt werden.

Des Weiteren muss in Erfahrung gebracht werden, welches Recht auf das Projekt anwendbar ist. Das kantonale IDG ist grundsätzlich immer anwendbar, wenn Angehörige der UZH Daten bearbeiten, die europäische DSGVO dagegen nur in besonderen Umständen. Je nach anwendbarem Recht, werden im Verlauf des Tools andere Frageblöcke gestellt.

Die darauffolgenden Frageblöcke wollen eruieren, wer Zugriff auf die Daten hat. Je nach Antwort wird die Verwendung entsprechender Vorlagen der Abteilung Datenschutzrecht oder eine Kontaktaufnahme mit dieser empfohlen. Überdies wird die Einhaltung der gesetzlichen Transparenz- und Gültigkeitsvorschriften überprüft, um zu klären, dass eine Einwilligung gültig eingeholt wurde, die Grundsätze der Transparenz und Zweckbindung eingehalten wurden, und die Bearbeitung verhältnismässig ist.

Abschliessend wird auf die notwendigen technischen und organisatorischen Massnahmen hingewiesen. Der Datenschutzteil endet mit einer Risikoeinschätzung betreffend die Datenbearbeitungen und einer Abklärung, ob eine Vorabkontrolle bei der kantonalen Aufsichtsbehörde notwendig ist.

Der Ethik-Teil des Self-Assessment-Tools deckt sich weitgehend mit den Beurteilungsfragen der an der UZH bislang etablierten fakultären Ethik-Kommissionen. Die Beurteilungsprozesse werden durch das Tool nicht tangiert: im Fall des Vorliegens eines positiven «Ethik-Befunds» werden die Forschenden zur entsprechenden Kommission verwiesen.

Zu Beginn wird mit einigen Fragen geprüft, ob das Forschungsprojekt in den Geltungsbereich des Humanforschungsgesetzes fällt und deshalb der Kantonalen Ethikkommission (KEK) zur Prüfung vorgelegt werden muss.

Danach folgen Fragen zur Prüfung, ob die Studie einer fakultären Ethikkommission vorgelegt werden soll. Dabei geht es insbesondere darum, ob vulnerable Personen in die Forschung einbezogen werden, ob bestimmte Risiken für diese Personen und auch für die Forschenden selbst bestehen und ob unangemessene Abhängigkeiten, Anreize oder Interessenskonflikte zwischen den beteiligten Personen bestehen. Diese Fragen kommen auch, wenn die Studie der KEK vorgelegt werden muss; sie helfen bei der Vorbereitung einer entsprechenden Eingabe.

Die durch das Self-Assessment-Tool erhobenen Daten werden auf Servern der Zentralen Informatik der UZH gespeichert. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Alle Personendaten (d.h. Allgemeine Angaben sowie die Bezeichnung Ihres Forschungsprojekts) sowie Angaben in den Freitextfelder werden nach sechs Monaten gelöscht, die restlichen Daten bleiben zu statistischen Zwecken sowie zur Verbesserung des Self-Assessment-Tools gespeichert.

Ausgenommen davon sind Beratungssituationen, in denen Sie sich via E-Mail an die Abteilung Datenschutzrecht wenden. Für weitere Informationen konsultieren Sie die Datenschutzerklärung der UZH oder wenden Sie sich an das Team Datenschutzrecht.