Elektronische Signatur

Die Universitätsleitung hat die Verwendung elektronischer Signaturen bei der Unterzeichnung von Verträgen in einer Weisung geregelt (siehe Kasten).

Zudem gibt es eine tabellarische Übersicht über den Einsatzbereich der verschiedenen Signaturtypen sowie weiterführende, durch die Zentrale Informatik publizierte Informationen (siehe Kasten).

In Vertragsverhandlungen sollte stets versucht werden, die unterschriftsberechtigten Personen des Vertragspartners zur Verwendung der UZH-Lösung Skribble einzuladen. Dies ist ohne Weiteres möglich (für Anleitungen siehe die weiterführenden Links der Zentralen Informatik im entsprechenden Kasten).

Besteht ein Vertragspartner auf seine eigene Signaturlösung, sind diverse Aspekte genauer zu prüfen. Die nachfolgenden Absätze sollen dabei eine erste Hilfestellung sein, falls Recht und Datenschutz nicht bereits involviert ist.

Besteht ein Vertragspartner auf seine eigene Signaturlösung, müssen zusätzliche Abklärungen erfolgen:

1. Prüfen Sie, ob im abzuschliessenden Vertrag Schweizer Recht als anwendbares Recht vereinbart wurde (andernfalls siehe nächste Überschrift).
2. Was für ein Signaturtyp sieht die Weisung in Ihrem Fall vor? Konsultieren Sie dazu die Weisung oder die tabellarische Übersicht (siehe Kasten).
3. Sieht die Weisung eine qualifzierte Signatur vor, muss eine Signaturlösung eingesetzt werden, die eine qualifizierte elektronische Signatur gemäss den schweizerischen Vorgaben des ZertES anbietet. Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob die Signaturlösung des Vertragspartners dies unterstützt und/oder ob der Vertragspartner mit der Unterzeichnung nach diesem Standard einverstanden ist, kontaktieren Sie bitte Recht und Datenschutz.
4. Reicht in Ihrem Fall eine fortgeschrittene oder einfache elektronische Signatur aus, ist dennoch stets zu versuchen, den Vertragspartner zur Verwendung von Skribble einzuladen. Sollte dies ausnahmsweise nicht möglich sein, ist je nach vorgegebenem Signaturtyp zu unterscheiden: Sieht die Weisung in Ihrem Fall eine fortgeschrittene Signatur vor, ist die Verwendung einer anderen Signatur-Lösung stets mit Recht und Datenschutz abzuklären. Reicht jedoch eine einfache Signatur, kann auch eine vom Vertragspartner gewünschte Signaturlösung (z.B. DocuSign) verwendet werden. Bitte stellen Sie sicher, dass es sich bei der vorgeschlagenen Unterschriftsform um eine eigentliche elektronische Signatur handelt (beispielsweise nicht nur eine elektronisch in ein PDF eingefügte Unterschrift). Kontaktieren Sie Recht und Datenschutz, falls Sie sich nicht sicher sind.

Sollte es ausnahmsweise einmal nicht möglich sein, Schweizer Recht zu vereinbaren, ist in Bezug auf die Verwendung elektronischer Signaturen Vorsicht geboten.

Bei ausländischem Recht kann Recht und Datenschutz keine weiterführende Beratung anbieten. Je nachdem müsste in solchen Fällen eine externe Kanzlei mit weiteren Abklärungen beauftragt werden, mit entsprechenden Kostenfolgen.

Falls der Vertrag anderen Behörden oder sonstigen Stellen vorgelegt werden soll (z.B. bei Bewerbungen für EU-Grants oder anderen europäischen Verfahren) müssen unter Umstände zusätzliche Vorgaben erfüllt werden. Bitte nehmen Sie in solchen Fällen stets Kontakt mit Recht und Datenschutz auf.